Le dossier de presse est aujourd’hui un élément indispensable pour contacter la presse. Le coût d’une publicité peut s’avérer élevé tandis qu’un article dans un journal ne vous coûtera rien hormis le temps de la réalisation. Il s’impose là où le communiqué seul ne suffit pas. Il permet de fournir les informations nécessaires sur l’événement qu’il annonce. La règle de base est de captiver les journalistes. Pour cela vous devez être informatifs et précis.

Quels sont les objectifs du dossier de presse ?

Pourquoi un dossier de presse et quand ? Pourquoi veut-on diffuser l’information, à qui s’adresse-t-on et quand doit-on la diffuser ? Vous devez savoir à qui envoyer le dossier : radio, presse, télévision.  Le choix des destinataires est important. À noter que la diffusion dépend de l’importance de l’information et du public concerné : presse locale, régionale, nationale ou internationale. Il ne faut pas inonder les journalistes d’informations. Pour les solliciter votre dossier doit être pertinent.

Quels sont les éléments clés du dossier de presse ?

• La lettre d’accompagnement se présentera sur une page avec un succinct synopsis du sujet, les différents modules et un contact en cas de besoin.
• Le dossier clairement présenté (raison sociale de votre entreprise, le nom de fondateurs, les produits ou services offerts, les revenus générés, les éléments graphiques, l’historique de l’entreprise…)
• Le communiqué de presse doit expliquer la raison (son importance) du dossier de manière factuelle.
• La synthèse éditoriale est un outil percutant. Elle doit se constituer de différents points : le sujet du dossier, le pourquoi du sujet et son importance, des éléments concrets et des chiffres.

La présentation du dossier

À savoir en premier lieu si votre dossier de presse est un dossier classique de présentation, général, thématique ou événementiel.

• Format papier est à privilégier. Il se démarquera de la masse de mailings que reçoit un journaliste chaque jour. Ce format implique souvent une chemise porte document où sera glissée la lettre d’accompagnement et le dossier. La synthèse quant à elle sera placée sur le volet intérieur gauche de la pochette.
• Format web est utile pour mettre le dossier de presse à disposition sur le site de l’entreprise ou le transmettre par mail à un journaliste qui vous le demande.

La rédaction du dossier

Pour réussir, il faut connaître son sujet, puis savoir adapter son message aux contraintes des journalistes. D’une quinzaine de pages, le dossier devra être factuel. N’oubliez pas qu’il reflète l’image de l’entreprise, il doit être irréprochable (qualité, présentation, orthographe et grammaire).

En premier lieu vous devez collecter les informations, les sélectionner puis les hiérarchiser. La rédaction passe par des titres qui interpellent le lecteur afin de lui envie d’entrer dans le texte. Chaque article doit être explicite (sous-titre) avec différents niveaux de lecture accentués par des intertitres. Privilégiez au maximum les faits. Un sommaire devra être présenté en début du dossier.

Les illustrations

Le graphisme constitue un excellent outil explicatif. Les différents éléments (photos, chiffres, annexes) doivent être de qualité et être en deux versions : numérique et papier.

Étape importante pour un journaliste d’entreprise, un attaché de presse, un entrepreneur… le communiqué de presse doit être écrit selon certaines règles. Il doit avant tout construire une communication sur le long terme, renforcer votre image ou celle de l’entreprise mais surtout crédibiliser votre statut. Le communiqué de presse ne s’improvise pas.  Il constitue bien souvent le premier contact entre votre réseau et les journalistes. De ce fait, il reflète votre image.

L’avant communiqué :

• Repérez les médias susceptibles de communiquer sur votre entreprise, institution ou vos produits.
• Récupérez les coordonnées des personnes chargées de ces rubriques.
• Établissez une mailing liste des journalistes.

Les règles de base :

• Un journaliste ne publie que ce qu’il juge intéressant pour ses lecteurs. Il n’est pas là pour vous faire de la publicité gratuite.
• Un journaliste se doit d’être objectif (en règle générale) et publie des informations impartiales.
• Prenez-vous à l’avance, le délai de publication peut être long.

La rédaction d’un communiqué de presse :

Un communiqué doit être concis. Opter pour une présentation efficace. Il doit être rédigé sur une (si possible) ou deux pages maximum. Le communiqué de presse se compose de 6 parties :

• La date de publication (publication immédiate ou avant telle date…) et le nom de l’entreprise ou autre (incluez un maximum d’informations : téléphone, fax, mail, adresse…).
• Le titre est l’information la plus importante. Il doit capter l’attention par simple lecture et être percutant. Un titre simple et explicite qui doit contenir un ou deux mots clés.
• L’accroche ou le chapeau résume en quelques lignes ce que doit retenir le journaliste. Il est une seconde chance de faire entrer votre lectorat dans votre communiqué.
• Le corps constitue la partie principale du communiqué. Il doit être simple, bref et aller droit au but. Mettez les informations essentielles en premier. Il se structure comme un article de presse et suit la règle des 5W et de la pyramide inversée. N’oubliez pas d’ajouter des titres à vos paragraphes ce qui facilitera la lecture du journaliste qui pourra ainsi aller à l’essentiel.
• À propose de… est une option qui peut être ajoutée. Elle peut donner des informations supplémentaires mais brèves sur l’entreprise (historique, position concurrentielle…).
• La fin du communiqué doit être précédée de ###. Ce qui suit ne sera pas publié. Faites un appel à l’action « pour plus d’informations, appelez-nous au…

La publication :

Si vous n’avez pas d’agence de presse vous devrez faire vous-même la publication via une liste de journalistes que vous avez récupérez en amont. Vous pouvez également améliorer votre visibilité en publiant le communiqué de presse sur internet. Ne sous-estimez pas votre réseau et associez-le à la diffusion de votre communiqué. Vous pouvez également le mettre en ligne sur votre site afin que les journalistes puissent s’y référer dans votre « espace presse ».

8 conseils pour rédiger un communiqué de presse :

1. L’importance du contenu. Elle est prioritaire. Gardez à l’esprit la cible à laquelle vous voulez vous adressez. Assurez-vous que le premier paragraphe répond aux questions les plus importantes. Le contenu doit être précis, efficace afin de faciliter sa lecture. Il se doit d’être concis (entre 175 et 300 mots). Un communiqué court produit souvent un maximum de visibilité. Les journalistes sont souvent submergés d’informations et ne veulent pas perdre de temps !
2. N’exagérez pas votre communiqué de presse vous y perdrez en crédibilité.
3. L’orthographe et la grammaire doivent être irréprochables. Assurez-vous que votre communiqué est été relu et corrigé. Des fautes nuiront à votre image.
4. La fréquence de publication n’est pas une règle établie. Tout dépend de la nouveauté de vos informations.
5. Des images peuvent être inclues dans votre communiqué de presse. Elles attirent l’attention et racontent une histoire. Vérifiez qu’elles soient libres de droit et mentionnez clairement le nom du photographe ou de la société détenant les droits. Attention votre communiqué ne doit peser trop lourd, pas plus d’un 1Mo (en général).
6. Le langage et les mots doivent être adaptés. Évitez le jargon propre à votre activité les métaphores, les redondances… Un communiqué de presse doit être relativement basique dans le vocabulaire employé.
7. Écrivez un communiqué de presse qui a un intérêt médiatique.
8. Assurez-vous d’avoir toutes les permissions et autorisations nécessaires à la reproduction d’une citation ou autres. Protégez-vous par un accord écrit.

Maintenant, à vous de jouer !